Rondo, rakkaani

Yliopistossa saa hallinnollista valtaa laiminlyömällä tehtäviään. Virkoja saa keskittymällä omaan julkaisutoimintaan ja välttelemällä opetus- ja hallinnollisia tehtäviä. Julkaisuja tehtaillut, älykäs, riittävän itsekäs ja onnekas henkilö päätyy lopulta korkeaan akateemiseen virkaan. Hänestä tulee yllättäen hallinnollinen johtaja. Näin on ollut aina, eikä siitä ole yleensä seurannut suuria ongelmia. Johtajan tehtävistä on voitu huolehtia porukalla, jos professori on sattunut olemaan "epäkäytännöllinen", alkoholisti tai yksinkertainen.

Kuten kaikki yliopistomaailmaa tuntevat tietävät, on kanslisti (nyk. korkeakoulusihteeri, hallintopäällikkö tai opintopäällikkö) yleensä laitoksen tosiasiallinen johtaja. Pätevät ja napakat kanslistit huolehtivat siitä, että kelvottomat professorit ja omissa sfääreissään leijailevat lehtorit merkitsevät allekirjoituksensa oikeisiin papereihin ja oikealle riville, eivätkä sorru laittomuuksiin päättäessään viroista ja opintoasioista. Työnjako on ollut aika toimiva. Paperien allekirjoittamisen on voinut tehdä liukuhihnalta - mitä tulee isoihin asioihin. Pienemmissä päätöksissä on sitten voinut harjoittaa omavaltaisuutta ja nauttia vallantunteesta. Tällaisia pienempiä asioita ovat alaisten matka-anomukset ja -laskut, joiden kanssa voi nysvätä oman mielensä mukaan, palkiten ja rankaisten. No niin. Ennen johtaja sai siis eteensä nipun laitoksen laskuja, virkamatkamääräyksiä etc. Niiden läpikäymiseen ja allekirjoittamiseen ei mennyt kovin kauaa aikaa, vaikka laitoksemme on melko suuri (64 työntekijää). Johtaja saattoi halutessaan delegoida ikäviä hallinnollisia tehtäviä helposti hallintohenkilökunnalle. Vaan nytpä onkin aika uusi.

Kaikki laitoksen laskut käsitellään Rondo -järjestelmässä. Toimistosihteeri skannaa laskut järjestelmään ja asiatarkastaa ne omalta osaltaan. Lasku käy myös hallintopäälliköllä tai tiedekuntasihteerillä. Lopulta se menee hyväksyjälle, eli laitoksen johtajalle. Tässä vaiheessa on yleensä kahden viikon maksuajasta jäljellä alle viikko, joskus vain muutamia päiviä. Johtajan tehtävänä on hyväksyä lasku kahdella sähköisellä allekirjoituksella ja reitittää se maksajalle. Laskua ei käytännössä voi olla hyväksymättä, sillä sehän on jo syntynyt. Johtaja voi korkeintaan moittia laskun tehnyttä työntekijää rahankäytöstä ja ehkä viestittää kauppiaalle, ettei tuolle työntekijälle saa enää myydä laskuun. Kaikki laitoksen laskut kiertävät tämän kehän. Laskin viime kesänä, että minulla meni neljä tuntia viikossa pelkästään laskujen allekirjoittamiseen. Mainittakoon, että Rondon käyttöliittymä on typerä ja kaikin puolin ikävä.

Rondon kanssa samaan aikaan yliopistoissa otettiin käyttöön Personec -järjestelmä. Virka-aikaa noudattavien työntekijöiden, kuten tutkijoiden pitäisi kirjata sinne päivittäiset työtehtävänsä tunnin tarkkuudella. Opetushenkilökunta tekee järjestelmään työsuunnitelmansa. Esimiehet täyttävät Personeciin ehdotuksen alaistensa henkilökohtaisesta osaamisesta ja kuittaavat allekirjoituksellaan arviot. Yksi Pesonecin suurista puutteista on, että siihen pääsee sisään ainoastaan laitoksen sisäverkosta. Kirjaapa sitten kotoa käsin tekemäsi tehtävät sinne. Järjestelmä on kömpelö ja hidas. Silti sitä on käytettävä, halusi sitä tai ei.

Travel - kaikkien uusien ja kömpelöiden järjestelmien äiti otettiin käyttöön viime syksynä. Ohjelma on kertakaikkiaan täysin susi. Itselläni on aika paljon kokemusta tietokannoista, mutta silti yhden matka-anomuksen ja -laskun tekemiseen saattaa vierähtää helposti tunti - puhumattakaan siitä mitä menee toisten tekemien anomusten käsittelemiseen. Tilanne on kuitenkin se, että jos haluaa saada koskaan korvausta tekemästään matkasta, on laskun oltava Travelissa. Viimeksi järjestelmää käyttäessäni tunnukseni lukkiutui kahteen kertaan. Käytin kolmen laskun tekemiseen puolet koko työpäivästä. Mitä järkeä tässä voi olla? Tätä kysymystä miettiessäni satuin tapaamaan yliopistomme vararehtorin. Hän puuskahti viereeni istuessaan, että oli taistellut Travelin kanssa koko päivän. Tuntui rauhoittavalta kuulla, että sama ongelma kertautuu jokaisella hallinnon portaalla. Ihmettelin, että miksi tuo ohjelma sitten piti ottaa käyttöön. "Valtionkonttorin määräyksestä", kuului vastaus. Tällä tavoin byrkokratia järjestää itselleen tehtäviä.

Johtajat käyttävät yhä enemmän aikaansa opiskellen uusia järjestelmiä ja eksyillen niiden uumenissa. Isä sanoi jouluna tavatessamme, että sihteerit ja professorit ovat vaihtaneet tehtäviään. Tämä tuli minullekin mieleeni saatuani kiukkuisen viestin eräältä sihteeriltämme, kun en ollut pariin päivään käynyt hyväksymässä laitoksemme laskuja. Halusiko joku tämän kaltaista yliopistoa? Perustuuko tällainen kehitys johonkin suureen ja älykkääseen kokonaissuunnitteluun? Voisiko joku selittää minulle, miksi koulutetuilla työntekijöillä kannattaa teettää sihteeritöitä? Ehkä se joku on ajatellut, että tällä tavoin heidät (meidät) pidetään tehokkaasti pois muusta pahanteosta. Ainakin toimiamme on helppo valvoa; kaikki on tilastoitavissa, kaikki on läpinäkyvää.